Administration d'unité

Mission

Métier CNRS : Chargée de gestion et d’aide au pilotage d’unité ou Administrateur d’unité.

Par délégation du directeur d’unité et sous sa responsabilité directe, l’Administratrice assure le pilotage administratif (financier, ressources humaines, communication, logistique), permettant d’accompagner les projets scientifiques des 22 équipes de recherche (227 personnels, 9 millions d’euros annuels) dans un environnement de 2 tutelles CNRS/UM.

L’administratrice définit et met en œuvre un plan d’action en cohérence avec les objectifs stratégiques de l’Unité. Elle est garante du respect de la règlementation au sein de l’Unité.

Contexte général : l’équipe de direction comprend le directeur, le directeur-adjoint et l’administratrice. Les décisions de politique scientifique ou organisationnelle prises lors des réunions de travail de l’équipe de direction sont mises en place par l’administratrice.

Activités principales

Pilotage et exécution de la politique organisationnelle, administrative, financière et logistique de l’Unité

Proposition et pilotage de projets d’évolution interne administratifs et/ou organisationnels de l’Unité

Encadrement, coordination, organisation du fonctionnement des équipes des services administratifs, financiers et techniques

Participation à la réflexion, à la conception d’objectifs et à la stratégie de l’Unité et mise en œuvre opérationnelle (décisions d’ordre administratif ou logistique)

  • Prises par l’équipe de direction, les réunions du bureau scientifique ou celles des chefs de groupe
  • votées au Conseil de laboratoire

Gestion des Ressources Humaines (personnels statutaires et contractuels)

  •  Gestion administrative des personnels statutaires du recrutement au départ (chercheurs et ITA)
  • Assistance au directeur dans la politique de gestion prévisionnelle des emplois (anticipation des flux) et de développement des ressources humaines (demandes de poste à l’INSB, mouvements internes, recrutements)
  • Participation à la campagne annuelle des avancements au choix pour les ITA CNRS et UM
  • Optimisation des moyens humains (mutualisation d’activités humaines ou techniques sur le site ADV)
  • Conseil et communication aux chefs de groupe sur les types de recrutement possible pour les CDD ainsi sur l’évolution de la règlementation dans ce domaine
  • Préparation des actes de gestion (demande de recrutement de CDD (CNRS – UM)) et leur suivi
  • Ecoute et assistance personnalisée aux personnels

Gestion financière

  • Etablissement et proposition du budget annuel, contrôle de sa répartition de son exécution et suivi
  • Etablissement de la demande annuelle de moyens CNRS/UM via l’outil DIALOG (finances, moyens humains)
  • Etablissement de bilans financiers, analyse des dépenses
  • Réponse aux enquêtes, audits, évaluations, production et moyens de l’unité

Actions de Communication en interne et en externe

  • Rédaction du règlement intérieur
  • Information à la direction, assistance et conseil aux personnels
  • Définition de procédures internes de mise en œuvre de la règlementation et veille de son application (procédure nouveaux entrants, recrutements CDD)
  • Représentation de la direction pour les interventions relevant de l’administration et de la gestion (Délégation Régionale du CNRS, UM)
  • Contribution à la visibilité de l’Unité auprès du CNRS Régional, de l’UM, de partenaires extérieurs
  • Rédaction notes service, synthèses
  • Membre du réseau des administrateurs CNRS/UM Régional et National (INSB)

Hygiène et Sécurité

  • Participation à la mise en place d’outils liés à la prévention
  • Contrôle de l’application des règles d’hygiène et de sécurité

Coordination des moyens logistiques, suivi et contrôle de leur exécution (locaux, gardiennage, nettoyage, contrats d’entretien divers…)